メールの添付、毎回保存してない？SharePointへの保存とTeams通知を自動にした

メールを開く。添付を保存する。共有フォルダーへ移す。「置きました」と連絡する。

一つずつは大したことない。でも、毎回やるのはめんどくさい。

この保存と連絡をPower Automateに任せるフローを作りました。使うのはOutlook、SharePoint、Teams。ファイルを運ぶところをつなぎます。

メールが来たら、日付フォルダーへ保存する

Power Automateに並べるのは、この順番です。

1. 「新しいメールが届いたとき (V3)」で、対象のメールを受け取る。
2. 「新しいフォルダーの作成」で、SharePointに受信日ごとの保存先を作る。
3. 「それぞれに適用する」の中で、添付を1個ずつ「ファイルの作成」へ渡す。
4. 同じ箱の中で「チャットやチャネルにカードを投稿する」。保存先をTeamsへ知らせる。

日付フォルダーを作るのは、繰り返しの外です。保存と通知は、その中。ここを分けておくと、何を何回やるのかが見えます。

先に決めるのは、どのメールをどこへ置くか

受信トレイの添付を全部保存したいわけじゃない。いつも来るメールを一つ選びます。

• 対象にする差出人と、件名に含まれる言葉。
• ファイルを置くSharePointの場所。
• 保存したことを知らせるTeamsのチャネル。

差出人や件名で絞る設定は、受信のカードにあります。Microsoftの設定例

保存先と通知先は、別です。Teamsにリンクを出しても、SharePointのファイルを見られる権限まで付くわけではありません。使う人がその保存先を開けるかは、先に確認します。

僕のフローは、添付の数だけ通知が来る

保存と通知を同じ繰り返しの中へ入れているので、添付が5個ならTeamsの通知も5件来ます。

何でも通知すればいい、とはならない。このへんは、実際に使う側の都合で決めるところです。メール1通につき一度知らせたいのか、ファイルごとに知らせたいのか。

同じ名前の添付が何度も来るなら、保存名の決め方も考えておきます。まずは、いつも来るメール一つと、保存先一つから。

選ぶ場所と入れる文字は、noteに書きました

新しいフローの作成から、受信条件、保存先、Teamsのカード、日付フォルダーまで。画面とコピー用の式を付けて、順番に書いています。

この構成を見て組める人は、ここまでで十分だと思います。「どこを押して、何を入れるの？」という人はこちら。

noteの記事メールの添付、毎回保存してない？Power AutomateでSharePointに保存してTeamsへ通知する手順noteで読む ↗

Formsの回答をExcelへ積み上げる話も、こちらの記事に書いています。