Excelの関数、覚える前にAIに聞けばいい

VLOOKUPだの、XLOOKUPだの。

いや、こっちの番号に合う部署を、あっちの表から持ってきたいだけなんだけど。

それなら、そのままAIに聞けばいい。

関数の名前を調べて、引数の意味を調べて、ようやく自分の表に当てはめる。まだその前で止まっているなら、やりたいことを日本語で投げてみてほしい。

仕事を片づけたいのであって、関数の名前当てをしたいわけじゃないので。

やりたいのは、番号で部署を持ってくること

別の一覧に部署が載っている。いま作っている表には、番号しかない。一人ずつ探してコピペするのをやめたい。

たとえば「練習002」と入れたら、「経理」が出る。それを作ります。

同じExcelファイルに「名簿」と「作業」という2枚のシートを用意します。ここで使うのは練習用のデータ。会社の名簿をAIへ丸ごと渡す必要はないです。会社でAIを使うときは、利用を認められたものを使ってください。

表を一から打つのも面倒なので、そのままコピーできるようにしました。Excelの新しい空白ブックで、下のシート名をダブルクリックして「名簿」に変えてください。

番号	部署
練習001	総務
練習002	経理
練習003	人事

シートの横の「＋」でもう1枚作り、名前を「作業」にします。こちらには調べたい番号を置く。部署は、まだ空欄です。

番号	部署
練習002	
練習003	
練習999	

表の中身はタブ区切りです。スマホではこの記事のボタンでコピーして、ExcelのA1を選び「貼り付け」。うまく2列に分かれなければ、PCでこの記事を開いて同じボタンを使ってください。

AIには、表の場所を教える

「部署を出す関数を作って」だけだと、AIにもどの表を見ればいいか分からない。

どこに番号があるか。どこに部署があるか。答えはどこへ入れたいか。そこを伝えます。例えば、こう聞く。

Microsoft 365のExcelを使ってる。同じファイルに「名簿」と「作業」ってシートがある。名簿はA2からA4が番号、B2からB4が部署。作業シートのA2に番号を入れたら、同じ番号の部署をB2に出したい。番号がなかったら「見つからない」って出して。B2に入れる式を書いて。下の行にもコピーしたい。

これで、何をしたいかは伝わります。

「あなたはExcelの専門家です」から始めなくてもいい。立派な指示文を作るより、自分の表の場所を書いたほうが話が早いです。

シート名や列が違うなら、そこは自分の表に合わせる。何列目か分からなければ、列の上に出ているA、B、Cを見ればいい。

この表なら、B2に入れる式はこれ

Microsoft 365のExcelなら、今回はXLOOKUPを使えます。「作業」シートのB2に入れます。

=XLOOKUP(A2,名簿!$A$2:$A$4,名簿!$B$2:$B$4,"見つからない",0)

やっているのは、A2の番号を「名簿」のA2〜A4で探して、同じ行のB列を持ってくること。最後の 0 は、同じ番号を探す指定です。

$ が付いた範囲は、下へコピーしてもずれないようにしています。式の最初の A2 は、次の行では A3 に変わる。検索する名簿は固定して、探す人だけ変えるわけです。

まずB2に「経理」が出ます。B2の式をB3へコピーして、そのままB4にもコピーする。WindowsならB2でCtrl+C、B3〜B4を選んでCtrl+V。MacはCtrlを⌘に替えます。

元の名簿が増えたら、検索する範囲も増やします。この式は4行目まで。5行目へ足した人を探せないのは、AIがどうこうではなく、そこを式が見ていないからです。

Excel 2016・2019ではXLOOKUPは使えません。古いExcelなら、最初にそのバージョンを伝えて、別の式を書いてもらってください。XLOOKUPの公式説明

合わなかったら、何が違うかをそのまま返す

最初の回答で終わらなくていいです。

練習002だから経理が出てほしいんだけど、「見つからない」になった。どこを見ればいい？

こう返す。エラーが出たなら、その表示も伝える。番号の前後に空白がないか、数字と文字が混ざっていないか、式がどこまで見ているか。原因を一つずつ絞れます。

「できません」だけより、「何が出て、何が出てほしかったか」を伝えたほうが直しやすい。

ただし、元の名簿に同じ番号が二つあれば別の話です。この式は上から最初に見つかった行を返します。どちらが正しい部署かは、式を書き直す前に決めること。AIに聞けば、元データの間違いまで勝手に正解になるわけではないです。

式を覚えるのは後でいい。出た答えは見る

部署が表示された。はい終わり。とはしない。

さっきの3つ、経理が出る番号、人事が出る番号、名簿にない番号を入れてみる。B2の式をB3へコピーして、A3の番号でも調べられるか見る。

画面に答えが出たことと、答えが合っていることは別です。ここは自分で見る。

関数を使う前から全部覚えておかないといけない、とは思ってないです。使って、合っているか見て、分からないところをまた聞く。そのうち式の意味も分かってくる。

まず、いま手で探してコピペしている仕事を一つ。それを、そのままAIに聞いてみてください。

回答を集めるところから減らしたいなら、FormsからExcelへの追記を自動にした話も書いています。

貼るところから順番に見たい人は、noteへ

同じサンプルを、Excelへ表を貼るところから順番に書きました。空欄なら何も出さない式、名簿に1件足したときの直し方、自分の表に置き換える聞き方まで入れています。

ここまでで作れたら、それでいい。「どこを押して、何を入れるかも見たい」という人はこちら。

noteで「AIにExcel関数を書かせる。名簿の照合をコピペで作るサンプル」を読む（別タブ）

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